Doanh nghiệp của bạn có đang gặp khó khăn trong quản lý do quy trình thủ công, dữ liệu rời rạc và thiếu sự kết nối giữa các bộ phận? Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp không còn là lựa chọn, mà đã trở thành yếu tố sống còn để nâng cao hiệu quả vận hành và ra quyết định chính xác. Việc ứng dụng CNTT giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, kiểm soát dữ liệu tập trung và giảm thiểu chi phí quản lý. Bài viết này sẽ phân tích vai trò, lợi ích và cách ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp một cách hiệu quả, đồng thời làm rõ vai trò của hệ thống CNTT và phần mềm quản lý trong quá trình phát triển bền vững.
Thực trạng quản lý doanh nghiệp trong kỷ nguyên số
Kết quả khảo sát do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) thực hiện đối với hơn 400 doanh nghiệp trong năm 2020 cho thấy, dưới tác động của đại dịch Covid-19, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã chủ động gia tăng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ số vào hoạt động quản lý và kinh doanh. Việc ứng dụng này tập trung chủ yếu vào các lĩnh vực như quản lý nội bộ, sản xuất, mua sắm, hoạt động marketing trực tuyến, bán hàng và thanh toán điện tử. Đáng chú ý, trong giai đoạn ngắn, số lượng doanh nghiệp áp dụng các công cụ số phục vụ quản lý tăng lên rõ rệt, đặc biệt là các giải pháp quản lý nhân sự từ xa, phê duyệt công việc trực tuyến và tổ chức họp trực tuyến, qua đó phản ánh xu hướng tất yếu của CNTT trong nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Những hạn chế của phương pháp quản lý truyền thống
Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý bằng giấy tờ, file rời rạc hoặc các công cụ đơn lẻ, dẫn đến dữ liệu thiếu đồng bộ. Điều này khiến việc kiểm soát hoạt động, theo dõi hiệu suất và đánh giá kết quả gặp nhiều khó khăn.
Áp lực cạnh tranh và yêu cầu nâng cao hiệu quả
Sự phát triển của công nghệ và thị trường buộc doanh nghiệp phải thay đổi. Nếu không ứng dụng CNTT, doanh nghiệp dễ bị tụt hậu, chậm thích ứng và mất lợi thế cạnh tranh.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp là gì?
Khái niệm ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp là việc sử dụng các hệ thống phần mềm, hạ tầng CNTT và giải pháp số nhằm hỗ trợ quản lý, điều hành và ra quyết định.
Phân biệt ứng dụng CNTT và chuyển đổi số
Ứng dụng CNTT tập trung vào việc số hóa và tự động hóa quy trình, trong khi chuyển đổi số là bước phát triển cao hơn, thay đổi toàn diện mô hình hoạt động dựa trên công nghệ.
Tiêu chí | Ứng dụng CNTT (Công nghệ thông tin) | Chuyển đổi số |
Khái niệm | Sử dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ, tự động hóa một số công việc hiện có | Quá trình thay đổi toàn diện cách thức hoạt động, quản trị và tạo giá trị dựa trên công nghệ số |
Mục tiêu | Tăng hiệu suất, giảm thời gian và chi phí xử lý công việc | Tạo ra mô hình hoạt động mới, nâng cao trải nghiệm khách hàng và năng lực cạnh tranh |
Phạm vi tác động | Từng bộ phận hoặc nghiệp vụ riêng lẻ | Toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp hoặc ngành |
Bản chất thay đổi | Thay đổi công cụ làm việc | Thay đổi tư duy, quy trình, mô hình kinh doanh |
Mức độ thay đổi quy trình | Quy trình cơ bản giữ nguyên, chỉ được hỗ trợ bằng phần mềm | Quy trình được thiết kế lại, tối ưu hoặc thay đổi hoàn toàn |
Vai trò của dữ liệu | Dữ liệu dùng để lưu trữ và báo cáo | Dữ liệu là tài sản cốt lõi để phân tích, ra quyết định |
Công nghệ sử dụng | Phần mềm kế toán, email, Excel, ERP, website… | Big Data, AI, Cloud, IoT, Blockchain, nền tảng số |
Trải nghiệm khách hàng | Cải thiện ở mức hỗ trợ | Lấy khách hàng làm trung tâm, cá nhân hóa trải nghiệm |
Yếu tố con người | Nhân viên sử dụng công nghệ như công cụ hỗ trợ | Nhân viên phải thay đổi tư duy, kỹ năng và cách làm việc |
Kết quả đạt được | Công việc nhanh hơn, chính xác hơn | Doanh nghiệp linh hoạt hơn, đổi mới và phát triển bền vững |
Ví dụ | Dùng phần mềm kế toán thay cho ghi sổ tay | Bán hàng đa kênh, cá nhân hóa khuyến mãi dựa trên dữ liệu khách hàng |
Lợi ích của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp
Nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định
Hệ thống CNTT giúp dữ liệu được tập trung, minh bạch và cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
Tối ưu chi phí và tăng năng suất lao động
Việc tự động hóa quy trình giúp giảm chi phí vận hành, hạn chế sai sót thủ công và nâng cao năng suất của nhân sự trong toàn doanh nghiệp.
Các lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin phổ biến trong doanh nghiệp
Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất và lưu trữ hồ sơ nhân viên một cách khoa học. Chẳng hạn, Công ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ) đã áp dụng hệ thống quản lý nhân sự nhằm tự động hóa công tác chấm công và tính lương theo KPI, từ đó giảm thiểu sai sót, nâng cao tính minh bạch và tiết kiệm thời gian trong quản lý nguồn nhân lực.
Ứng dụng CNTT trong quản lý sản xuất và vận hành
Trong sản xuất, CNTT giúp theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng và tối ưu chuỗi cung ứng, giảm lãng phí nguồn lực. Điển hình là Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk), doanh nghiệp đã triển khai hệ thống ERP để giám sát toàn bộ quy trình sản xuất và tồn kho, đảm bảo chất lượng sản phẩm đồng đều và nâng cao hiệu quả vận hành.
Ứng dụng CNTT trong quản lý kinh doanh và khách hàng
Các hệ thống CRM hỗ trợ quản lý dữ liệu khách hàng, chăm sóc khách hàng và nâng cao hiệu quả bán hàng. Ví dụ, Thế Giới Di Động đã áp dụng CRM nhằm phân tích hành vi mua sắm của khách hàng, cá nhân hóa các chương trình khuyến mãi và tăng tỷ lệ khách hàng quay lại, từ đó góp phần gia tăng doanh thu và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Vai trò của phần mềm quản lý trong hệ thống CNTT doanh nghiệp
Vai trò của phần mềm quản lý trong hệ thống CNTT doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng trong bối cảnh các doanh nghiệp không ngừng mở rộng quy mô và độ phức tạp trong quản lý. Việc ứng dụng các phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành và hỗ trợ nhà quản trị trong việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp
Phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm liên kết và đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban khác nhau. Các hệ thống phần mềm tích hợp như ERP cho phép kết nối thông tin từ kế toán, nhân sự, sản xuất đến bán hàng trong một nền tảng thống nhất, giúp giảm tình trạng dữ liệu rời rạc và sai lệch. Chẳng hạn, Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) đã triển khai hệ thống ERP để liên thông dữ liệu giữa các bộ phận, qua đó nâng cao khả năng kiểm soát hoạt động, tối ưu nguồn lực và tăng tính minh bạch trong quản lý.
Phần mềm theo yêu cầu cho các ngành đặc thù
Phần mềm theo yêu cầu cho các ngành đặc thù đóng vai trò quan trọng đối với những doanh nghiệp có quy trình hoạt động riêng biệt, khó áp dụng các phần mềm đóng gói sẵn. Trong trường hợp này, việc phát triển phần mềm theo yêu cầu giúp doanh nghiệp đáp ứng chính xác nhu cầu quản lý và vận hành thực tế. Ví dụ, các doanh nghiệp bán lẻ quy mô lớn như Thế Giới Di Động thường xây dựng hệ thống phần mềm nội bộ riêng để quản lý chuỗi cửa hàng, tồn kho và dữ liệu khách hàng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.
Doanh nghiệp nên triển khai ứng dụng CNTT như thế nào để đạt hiệu quả?
Đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý
Doanh nghiệp cần đánh giá rõ hiện trạng quản lý, xác định điểm yếu và nhu cầu cụ thể trước khi triển khai CNTT. Đây là bước nền tảng giúp doanh nghiệp triển khai ứng dụng CNTT đạt hiệu quả. Trước khi áp dụng công nghệ, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ quy trình quản lý hiện tại nhằm xác định rõ các hạn chế và nhu cầu thực tế. Ví dụ, Công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh (GHN) trong giai đoạn mở rộng nhanh đã gặp khó khăn trong việc theo dõi đơn hàng, phân công nhân sự giao nhận và kiểm soát chất lượng dịch vụ do hệ thống quản lý thủ công, thiếu tính liên kết. Thông qua việc đánh giá hiện trạng, doanh nghiệp nhận diện được điểm yếu nằm ở quy trình xử lý đơn hàng và nhu cầu xây dựng hệ thống CNTT tập trung để quản lý vận hành hiệu quả hơn.
Lựa chọn giải pháp và đơn vị triển khai phù hợp
Việc hợp tác với đơn vị tư vấn và triển khai hệ thống CNTT uy tín giúp doanh nghiệp xây dựng giải pháp phù hợp với quy mô và định hướng phát triển. Đây là điều kiện quan trọng để đảm bảo quá trình ứng dụng CNTT thành công. Sau khi xác định rõ nhu cầu, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp công nghệ và đối tác triển khai có kinh nghiệm trong lĩnh vực tương ứng. Chẳng hạn, GHN đã hợp tác với các đơn vị công nghệ chuyên về logistics để phát triển hệ thống quản lý đơn hàng và vận chuyển phù hợp với đặc thù ngành giao nhận. Nhờ lựa chọn đúng giải pháp và đơn vị triển khai, doanh nghiệp đã nâng cao khả năng kiểm soát đơn hàng theo thời gian thực, tối ưu hóa nguồn lực và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng.
Xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp hiện nay
Tích hợp hệ thống và dữ liệu tập trung
Xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp hiện nay tập trung mạnh vào việc nâng cao khả năng liên kết dữ liệu và tối ưu hóa hoạt động vận hành. Trước hết, tích hợp hệ thống và dữ liệu tập trung đang trở thành xu hướng phổ biến khi doanh nghiệp triển khai các hệ thống quản lý trên một nền tảng thống nhất. Việc tích hợp này giúp dữ liệu giữa các phòng ban được đồng bộ, hạn chế tình trạng thông tin phân tán và hỗ trợ nhà quản trị khai thác dữ liệu hiệu quả hơn. Ví dụ, Tập đoàn Masan đã triển khai hệ thống quản lý tích hợp để liên kết dữ liệu giữa sản xuất, phân phối và bán lẻ, qua đó nâng cao khả năng kiểm soát hoạt động kinh doanh và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
Tự động hóa và tối ưu vận hành
Tự động hóa và tối ưu vận hành là xu hướng được nhiều doanh nghiệp chú trọng nhằm nâng cao năng suất và giảm sự phụ thuộc vào các thao tác thủ công. Thông qua việc ứng dụng CNTT, nhiều quy trình như xử lý đơn hàng, quản lý kho và chăm sóc khách hàng được tự động hóa, giúp giảm chi phí vận hành và hạn chế sai sót. Chẳng hạn, Lazada Việt Nam đã áp dụng các hệ thống tự động hóa trong quản lý kho hàng và xử lý đơn đặt hàng, từ đó rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Kết luận
Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp giữ vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu chi phí và gia tăng năng lực cạnh tranh. Đầu tư đúng đắn vào hệ thống CNTT và các phần mềm quản lý không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả những vấn đề hiện tại mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển dài hạn trong tương lai. Với kinh nghiệm trong tư vấn ứng dụng hệ thống CNTT và phát triển phần mềm theo yêu cầu, Visotech sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình xây dựng và triển khai các giải pháp công nghệ phù hợp, hiệu quả và bền vững. Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn hoặc triển khai giải pháp CNTT vui lòng liên hệ Visotech để được hỗ trợ và đề xuất giải pháp tối ưu nhất cho từng mô hình hoạt động.