Excel tưởng như đơn giản nhưng lại tiềm ẩn rất nhiều “bẫy”. Dưới đây là 7 sai lầm phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường mắc phải.
1. Mỗi phòng ban một file riêng
→ Không đồng bộ dữ liệu, trùng lặp, dễ sai lệch.
2. Không khóa quyền chỉnh sửa
→ Ai cũng có thể sửa, xóa, đổi thông tin hợp đồng.
3. Không ghi nhận lịch sử thay đổi
→ Khi có tranh chấp: không biết ai sửa – sửa lúc nào – sửa nội dung gì.
4. Theo dõi hạn hợp đồng bằng ghi chú thủ công
→ Rất dễ quên, đặc biệt khi xử lý hàng chục hợp đồng cùng lúc.
5. Gửi file Excel qua email
→ Nguy cơ rò rỉ dữ liệu cực cao.
6. Không liên kết với kế toán – kinh doanh
→ Phải nhập lại dữ liệu nhiều lần → sai sót.
7. Quá phụ thuộc vào 1 nhân sự
Nhân sự nghỉ việc = dữ liệu rối loạn.
Giải pháp triệt để cho 7 sai lầm trên
Chỉ có hệ thống phần mềm quản lý hợp đồng chuyên dụng mới giải quyết được:
- Phân quyền chi tiết
- Cảnh báo tự động
- Nhật ký hệ thống
- Tích hợp phòng ban