Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng Excel để theo dõi hợp đồng vì dễ dùng – quen tay – không tốn chi phí ban đầu. Tuy nhiên, khi số lượng hợp đồng tăng lên, Excel dần trở thành “nút thắt cổ chai” trong vận hành.
Vậy quản lý hợp đồng bằng Excel có thực sự ổn không? Và rủi ro lớn nhất nằm ở đâu?
1. Vì sao doanh nghiệp thường dùng Excel để quản lý hợp đồng?
- Không cần đầu tư phần mềm
- Nhân sự đã quen dùng
- Dễ tạo file, dễ chỉnh sửa
- Phù hợp khi chỉ có 5–10 hợp đồng/tháng
👉 Vấn đề là: Excel chỉ phù hợp cho quản lý dữ liệu đơn giản, KHÔNG phù hợp cho quản trị quy trình hợp đồng.
2. 5 rủi ro lớn khi quản lý hợp đồng bằng Excel
❌ 1. Dữ liệu phân tán – dễ thất lạc
Mỗi phòng ban một file → không có kho hợp đồng tập trung.
❌ 2. Không kiểm soát được phiên bản
Ai chỉnh gì, chỉnh lúc nào → không thể truy vết.
❌ 3. Không có phê duyệt đa cấp
Excel chỉ là bảng tính, không có workflow duyệt.
❌ 4. Không nhắc hạn hợp đồng
Quên gia hạn = mất hợp đồng = mất doanh thu.
❌ 5. Rủi ro bảo mật cao
File dễ bị:
- Xóa nhầm
- Gửi nhầm
- Sao chép ra ngoài
3. Khi nào Excel trở thành “nguy hiểm” cho doanh nghiệp?
Excel bắt đầu gây rủi ro nghiêm trọng khi doanh nghiệp:
- Có trên 30–50 hợp đồng/tháng
- Có từ 2 cấp phê duyệt trở lên
- Có nhiều phòng ban cùng xử lý hợp đồng
- Bắt đầu bị sai lệch dữ liệu – chậm ký – quên hạn
👉 Đây chính là thời điểm doanh nghiệp nên chuyển sang phần mềm quản lý hợp đồng chuyên nghiệp.
4. So sánh nhanh: Excel vs Phần mềm quản lý hợp đồng
| Tiêu chí | Excel | Phần mềm |
| Lưu trữ tập trung | ❌ | ✅ |
| Phê duyệt đa cấp | ❌ | ✅ |
| Nhắc hạn tự động | ❌ | ✅ |
| Quản lý phiên bản | ❌ | ✅ |
| Audit log | ❌ | ✅ |
| Ký số | ❌ | ✅ |
5. Giải pháp thay thế Excel hiệu quả
Thay vì:
- 1 file Excel tổng
- 5–7 người cùng chỉnh sửa
- Dữ liệu ngày càng rối
Doanh nghiệp nên:
✅ Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng tập trung
✅ Tự động hóa phê duyệt – cảnh báo – ký số
✅ Quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng trên 1 hệ thống
🔗 Xem chi tiết: Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?